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Dicas de organização no atendimento ao cliente.

É certo que a organização presente em nosso dia a dia torna os processos e a forma como lidamos com eles mais fáceis, porém nem todo mundo consegue se organizar de uma forma com que consiga realizar suas atividades com praticidade. Afinal, quem nunca parou o que estava fazendo deu aquela respirada e recomeçou o processo? Pensando nisso, nós separamos algumas dicas valiosas para você organizar seus atendimentos de forma simples e eficaz:

  • Aprenda a lidar bem com a demanda: Entenda que a demanda não é algo ruim, muito pelo contrário, são clientes em potencial com interesse no seu produto ou serviço. Chegou a hora de colocar a mão na massa, compreenda as necessidades de cada um com foco na solução sempre com calma, para finalizar um atendimento com a satisfação do cliente e uma necessidade atendida com sucesso.
  • Faça uma análise dos processos mais frequentes: Analise quais perguntas ou necessidades que acontecem com frequência e tenha respostas pré prontas, isso ajuda a facilitar o processo de atendimento. Hoje em dia os clientes não esperam por muito tempo uma simples resposta, com isso oferecer respostas curtas e objetivas se torna uma ação super importante nessa etapa de primeiro contato com o cliente.
  • Organize a ordem de atendimento: Em algumas imobiliárias a equipe de corretores é grande, logo ter uma organização de atendimento se torna indispensável. Sendo assim adaptar um rodízio de corretores é uma ótima solução, todos os clientes são atendidos de acordo com o corretor da vez. É interessante separar os corretores por setores (venda, aluguel, temporada) para assim, ter o redirecionamento dos atendimentos de acordo com o interesse do cliente.
  • Salve os registros: Para cada progresso, novidade ou acontecimento durante o atendimento faça o registro da ação, além de ajudar a identificar algumas preferências do cliente você terá essa informação salva, caso necessite consultá-la no futuro.

Agora que você já sabe como começar a organizar seus atendimentos, vamos listar alguns métodos para serem utilizados que podem te ajudar neste processo:

  • Agendas: Sejam elas virtuais ou em papel, ter um local para você fazer anotações, marcar visitas ou reuniões é muito importante tanto para ter um controle sobre o que está fazendo quanto para registrar informações ou acontecimentos importantes.
  • Planilhas: Este método virtual é tão útil quanto as agendas, nelas você pode montar um cronograma de atendimentos ou até mesmo as etapas do mesmo, e conforme o avanço ou acontecimento você pode estar movimentando e personalizando de acordo com a sua preferência.
  • Sistemas: Quando se trata de negócios, alguns CRMs possuem seu próprio método de organização. Neles, é possível cadastrar os dados pessoais do cliente bem como suas preferências e necessidades, os progressos do negócio são salvos e tudo é feito de forma virtual com praticidade e eficiência.
  • Quadro de tarefas/atendimentos: Algumas empresas possuem um quadro em formato de tabela em seu local de trabalho, que contém por exemplo informações de negócios separados por etapa de atendimento. Nele, é utilizado post-its que contém informações do andamento do negócio, juntamente com o responsável pelo atendimento. Este método é interessante e intuitivo, além de ser atrativo devido as cores é simples e prático de utilizar.

A gestão de processos auxilia na melhoria do atendimento ao cliente, fazendo com que a solução proposta tenha mais agilidade e confiança. Com base nas informações e dicas acima citadas, é possível ter uma metodologia de organização nos atendimentos e demais processos de sua empresa. Sendo assim, as etapas de funcionamento e o desempenho da equipe ganham aperfeiçoamento contribuindo para o foco e objetivo do seu negócio.